Как провести стратегическую сессию без тренера? 10 советов
Сейчас прозвучит фраза, в которой мы будто отбираем хлеб сами у себя и у коллег по цеху 🙂 Но давайте представим: бывает так, что стратегическую сессию нужно провести, а приглашать тренера некогда. В таком случае, провести подобного рода мероприятие можно своими силами. Да, стратсессия требует большой предварительной подготовки, и вообще лучше доверять это дело профессионалам. Однако, ничего сверхсложного и невозможного в этом нет.
Итак, как провести сессию без участия профессионального коуча, тренера или фасилитатора? Делимся 10 советами.
1. Обозначьте ось “цель-результат”
Самое лучшее, с чего можно начать – задуматься о том, что вы ходите увидеть в конце сессии: решение срочной проблемы, обозначенные итоги этапа проекта, несколько новых идей для продвижения продукта? С непривычки этот вопрос может загнать в ступор: кажется, что нужно охватить всё и сразу. Разумеется, качественно прорешать все проблемы за один раз не получится – даже если они мелкие. Лучше сосредоточьтесь на чем-то одном.
После того, как вы определились с тем, каких результатов желаете добиться, проводя стратегическую сессию, обозначьте цель. Дальше вы будете нанизывать на ось “цель-результат” все остальное, как бусинки: методики, инструменты, план проведения сессии и т.д.
2. Проведите тщательную подготовку “до”
Для начала стоит сказать, что стратегическую сессию необходимо органично вплести в хронологию событий компаний – а не проводить ее, свалившись сотрудникам как снег на голову. То есть это не юбилей гендиректора, который отмечается раз в пять лет. Это плановое мероприятие – вернее, оно должно быть плановым – которому нужно отводить место в рабочем календаре. Тогда от него будет толк.
Когда рабочее время сессии определено и согласовано, нужно заняться подготовкой “до”: собрать информацию, перепроверить ее структурировать, переработать и т.д.
Чем именно в этот период вы будете заниматься – зависит от поставленных целей стратсессии. Например, если дело касается проблем внутри компании, то можно пойти по самому простому пути: провести анонимное анкетирование. Если же вы решаете вопросы, связанные с выходом на рынок, то обязательно нужно провести его анализ, анализ предложений конкурентов, маркетинговую стратегию, её текущие результаты и т.д.
Еще раз: всем этим нужно заниматься до сессии + не забудьте познакомить всех участников с собранной информацией заранее.
3. И решите, что нужно сделать “после”
Если вы сразу не решили, кто должен заниматься внедрением результатов после проведения мероприятия – вы зря проводили стратегическую сессию. Наработки и ценные идеи теряются и забываются в рабочем ритме очень легко и непринужденно. Назначьте ответственных за воплощение планов в жизнь. Внедрите систему контроля за реализацией идей.
4. Подготовьте план мероприятия
… И имейте мужество от него отказаться, если что-то пойдет не так. Будьте гибкими, смотрите на состояние участников. Бывает, что какой-то вопрос западает – не тормозите на нём, идите вперёд. Вернитесь к проблеме позже. В конце концов, бизнес двигают живые люди, которые в праве сомневаться и не давать ответов молниеносно.
Однако наличие плана и движение по нему делает более уверенными вас, как ведущего стратегической сессии.
5. Выберите техники/методики для проведения сессии
Одну и ту же сессию можно проводить множеством способов. Подберите наиболее подходящие методики для вас и вашей рабочей группы. Если вы сталкиваетесь с этим впервые – полистайте специализированные книги по этой теме. Затрудняетесь с выбором? Начните со знакомства с мозговым штурмом или его альтернативами. Эти методики хороши для генерации новых идей и они достаточно легки в освоении.
Хотите более качественных результатов и глубокой проработки идей? Рекомендуем заглянуть в наш отдел про бизнес-игры. Эти инструменты также легко применять, а еще они являются отличным подспорьем для ведущего стратсессии.
6. Успокойтесь!
Да, этот пункт будет в середине списка. Успокойтесь и не пытайтесь продумать сценарий проведения мероприятия от и до. Всё равно что-то выйдет из-под контроля, смиритесь 🙂 И это абсолютно нормально. Всё как в жизни!
Чтобы меньше нервничать – привлеките к себе помощников. Не тащите весь груз ответственности только на своих плечах.
7. Будьте открытым ко всем участникам сессии
Иногда в рабочей группе происходит раскол: одна часть команды категорически не согласна с другой. Иногда находится всего один человек, не согласный с мнением большинства. Что с этим делать? В принципе, ничего особенного. Слушайте участников и находите здравое зерно в рассуждениях каждого. Необходимо донести до группы мысль, что каждое мнение – ценно. Иной раз мнение, отличное от большинства, вскрывает риск или возможность, о которых никто не задумывался раньше.
Однако, сделаем важное замечание: к концу сессии все участники должны прийти к одному мнению. Иначе в дальнейшей работе команды в частности или компании в целом может случиться разлад. Это, в свою очередь приведет к ряду ошибок на том иди ином этапе – а это чревато потерей клиентов, прибыли, репутации и т.д.
8. Определитесь со временем и количеством участников
Сколько должна длиться стратегическая сессия? А какое количество участников оптимально? Увы, тут невозможно дать одного правильного совета. Конечно, профессиональный фасилитатор может провести сессии и на 100+ человек за 1-2 дня. Но надо ли это вам? Решайте сами.
9. И с местом
Если есть возможность, выбирайтесь за пределы офиса. Здесь срабатывает психология: новые места – новые идеи. Все текущие проблемы остаются в офисе и ничто не отвлекает.
Не скупитесь на хорошее место, с кондиционерами или обогревателями. Никому не нравится сидеть в душном тесном кабинете или считать часы, когда можно будет согреться чашкой чая в кофе-брейк. Это сильно сказывается на рабочем процессе.
Кстати говоря, про кофе-брейк: замените тяжелые для желудка печенье, шоколад и конфеты на орехи, нарезанные бананы, яблоки, сухофрукты или овощи. Если продолжительность вашей сессии составляет день или больше – обеспечьте легкие и вкусные обеды для участников.
10. Помните, что лучший отдых – смена деятельности
Чередуйте активности во время сессии. Участники стояли и высказывали идеи вслух? Усадите, дайте работу в парах. Видите, что группа начинает откровенно скучать, обсуждая проблему за столом? Пусть встают, двигаются, размышляют сами с собой, но в полной тишине.
Пробегитесь по вашему плану, отметьте места, в которых, по вашему мнению, будет необходима смена деятельности. Не забывайте также про разминку, небольшую физическую зарядку. Разрядите обстановку подходящим анекдотом – вообще старайтесь не забывать про юмор в приемлемых количествах 🙂
Вовлекайте участников в процесс эмоционально! Любая стратегическая сессия – творческий процесс в той или иной степени.
Успехов!
Читайте также: