Главная / Идеи и решения / В помощь фасилитатору: правило пяти “П” при подготовке к сессии

В помощь фасилитатору: правило пяти “П” при подготовке к сессии

В помощь фасилитатору: правило пяти “П” при подготовке к сессии

В помощь фасилитатору: правило пяти П при подготовке к сессииПроцент успеха проведенного собрания, совещания, рабочей группы и прочих радостей проектной деятельности напрямую зависит от того, насколько фасилитатору хорошо удалось к ним подготовиться.

Тщательная подготовка к фасилитационному мероприятию покоится на пяти китах. Всех зовут на одну букву: Поставленная цель, Продукт, Приглашенные участники, Проблемы и Процесс. Фасилитатор должен ясно и конкретно понимать, что нужно вкладывать в эти пять вещей в том или ином случае. Так легче добиться более четкого понимания, что именно должно быть достигнуто, а также почему, кем и как.

П – Поставленная цель  

Ключевые вопросы: Зачем мы проводим эту сессию? В чем заключаются ее ключевые цели?

Чем яснее цель собрания, тем эффективнее пройдет встреча. Важный нюанс: четко понимать смысл предстоящей работы должны не только вы, как фасилитатор или организатор сессии, но и люди, которых вы сюда пригласили. Никому не хочется терять время (деньги, нервы, силы) зря. Придется хорошенько постараться, чтобы убедить человека, что встреча важна и нужна.

Чтобы найти аргументы в пользу мероприятия и прояснить цель, подумайте и пропишите ответы на эти вопросы:

    • Какова общая задача сессии?
    • Почему вы уверены, что встреча необходима? Почему именно в это время, а не через месяц, год?
    • Откуда вы узнали о проблеме? Как она проявляется и мешает развитию проекта?
    • На какой фильм с нерадостным концом будет похожа жизнь, если проблему не решить? Будет ли? Какие тогда последствия ждут вас, компанию, проект, задействованных людей?

Этими вопросами можно пользоваться с небольшими корректировками и в обычной жизни. Решаете, куда поехать в отпуск? Как эффективнее проработать материал для научного исследования? Стоит ли пока оставить старый автомобиль, или лучше приобрести новый? Все эти решения так же принимаются с учетом поставленной цели.

П – Продукт

Ключевые вопросы: Что нужно получить в итоге работы? Как мы поймем, что мы достигли успеха?

Для определения продуктов фасилитационной сессии подумайте, что должно появиться в головах/руках/сердцах участников из того, чего у них еще не было? Какие результаты, знания, убеждения?

В большинстве сессий продукты – это конкретные результаты: решения, отчеты, четкие планы. К продуктам можно отнести увеличенную глубину знаний или развитие благоприятных доверительных отношений между компаниями или отделами (об этом, например, может свидетельствовать частота контактов между ними).

Определить продукт фасилитатору помогут следующие вопросы:

    • Что конкретно должно появиться в руках у людей после сессии из того, что можно потрогать хотя бы технически (документы, визитки и т.д.)?
    • Какие новые мысли и знания они должны унести?
    • В чем новом нужно убедить людей?
    • Что насчет нематериальных продуктов? Надеетесь ли вы посадить зерна новых проектов в головах участников?
    • Что может сказать об успешности сессии даже после трёх месяцев с момента ее проведения?
П – Приглашенные участники

Ключевые вопросы: Кто должен быть на мероприятии? Каково представление этих людей о происходящем?

Мы уже затронули этот аспект, говоря о цели мероприятия. Все-таки люди – это то, без чего встреча точно не состоится.

Фасилитатору важно вовлечь участников в обсуждение. Если человек не участвует в решении задачи, есть вероятность, что последствия окажут на него негативное влияние.

Вопросы для подбора участников:

    • На кого повлияет принятое решение?
    • Каков уровень вовлеченности человека в процесс?
    • Кто из этих людей обладает такой точкой зрения, вовлеченностью и авторитетом, что обеспечить их присутствие на сессии – дело первоочередной важности? Если у человека нет возможности личного присутствия – кого из его представителей вы бы хотели видеть на встрече?

Что касается типов личности, подходящих для мероприятия, то тут все индивидуально. Не существует идеального кандидата на роль участника в любой сессии. Но однозначно участник должен понимать суть обсуждаемого, быть заинтересованным в поиске решения, уметь давать рекомендации и терпимо относиться к мнению других людей.

Обращайте внимания на особые умения, присущие тому или иному человеку – так называемые soft skills. Возможно, в одном случае фасилитатору понадобится участник-дипломат, в другом – человек с крепкой нервной системой.

П – Проблемы

Ключевые вопросы: Какие проблемы могут возникнуть в процессе работы? Какие подводные камни способны помешать нам создавать продукты и достигать целей?

После того, как вы разобрались с целями, продуктами и участниками, самое время подумать о препятствиях. Определите, от чего зависит успех сессии.

Простой пример: фасилитатору легко решить проблему нехватки бумаги прямо на месте, а вот с нехваткой удобных сидячих мест придется повозиться. Решение займет время, участникам будет некомфортно, из-за чего вся дальнейшая работа может застопориться. Не надо так. Подумайте о стульях заранее 🙂

Проблемы относят к одному из трех типов:

    1. Темы. Это вопросы, которые должны быть включены в повестку дня. Они помогают создать продукты и достичь цели собрания.
    2. Препятствия. Сложные проблемы, которые нужно иметь в виду. При неправильной организации процесса они могут пустить обсуждение под откос.
    3. Отвлекающие моменты. Те вопросы, что вроде не должны были обсуждаться на сессии, но в процессе фасилитации возникли.

Подумайте: какие сомнения относительно цели и продуктов могут быть у участников? На какие подводные камни есть риск наткнуться?

П – Процесс

Ключевые вопросы: Какие шаги, направленные на достижение цели, нам нужно предпринять? Какие особенности продукта, состава участников и возможные проблемы необходимо учитывать?

Процесс целиком и полностью зависит от четырех предыдущих “П”, поэтому в каждой ситуации будут свои особенности.

Чтобы настроить участников на нужный лад, разошлите документ с информацией о мероприятии. Включите в него дату, время, место, дресс-код и список вопросов, которые будут рассматриваться.

Маленькая хитрость: разделите время сбора и время начала сессии. Пусть это будет интервал примерно в 10-20 минут. Так вы увеличите шансы начать вовремя, а прибывшие участники в этот момент смогут выпить кофе, приноровиться к ситуации и ненапряжно пообщаться с коллегами.

Чеклист для подготовки мероприятия:

    1. Если организатор – не вы, то обязательно побеседуйте и согласуйте с ним ваше видение пяти “П”.
    2. Разработайте и распространите четкое заявление о цели сессии среди участников.
    3. Опишите примерный результат. Убедитесь, что участники сессии его понимают.
    4. Выберите нужный формат проведения сессии, адаптируйте встречу под необходимые условия.
    5. Назначьте людей на ключевые роли (кто отвечает за организацию процесса, документы и т.д.)
    6. Обучите проектную команду процессу, объясните, в чем их роль.
    7. Побеседуйте с приглашенными людьми. Узнайте, что они подразумевают под успешной встречей.
    8. Заранее узнайте, чем занимается организация, если вы приглашенный фасилитатор.
    9. Соберите необходимые материалы.
    10. Подготовьте место для проведения фасилитации.
    11. Подготовьте приветственное слово для участников.

Успехов!

Читайте также:

Вверх