Как повысить эффективность совещаний? Запускаем групповое обсуждение и командный поиск решений
Мы живем в непредсказуемом и нелинейном мире. События и процессы, которые нас окружают, не столь очевидны и однозначны. Поэтому сейчас нам так сложно совершать выбор и принимать решения. Это касается личной жизни. И то же самое можно сказать по отношению к компаниям и командам.
Сейчас настало то самое время, когда нужно вовлекать сотрудников в процесс обсуждения и принятия решений. Эпоха директивных совещаний прошла. Сегодня уже недостаточно выступить с “высокой трибуны” и раздать всем поручения. Недостаточно сказать, что нужно “расширить” и “углУбить”.
Настал момент, когда необходимо привлекать команду к обсуждению важных и актуальных для компании вопросов. Опираться на опыт, знания и идеи сотрудников и находить оптимальные решения для рабочих задач. И делать это во время совещаний, встреч, митингов и т.д.
“Как вы оцениваете эффективность совещаний”?
Такой вопрос мы любим задавать своим клиентам, когда обсуждаем с ними программы обучения для руководителей. Как правило, все они говорят, что эффективность оставляет желать лучшего. Проводя больше половины рабочего дня на всевозможных планерках, совещаниях, встречах по проектам и т.д., руководители отмечают, что:
-
- время расходуется очень нерационально
- участники приходят неподготовленными
- повестки нет или она совсем не соблюдается
- выступающие часто выходят за тайминг и уклоняются от темы
- кое кто из участников постоянно опаздывает или сидит в телефоне
- некоторые присутствующие отмалчиваются и отсиживаются
- нет никакого обсуждения вопросов, а есть только информирование
- решения не принимаются вовсе
- или принимаются под давлением отдельных участников
Зачастую такие совещания оставляют у участников чувство неудовлетворенности и зря потраченного времени. Однако, всё может быть и по-другому!
Повышаем эффективность совещаний с помощью групповой работы
Начните проводить рабочие встречи по-новому, используя возможности, которые дает фасилитация. Для тех, кто не в курсе, фасилитация – это организация процесса групповой работы. С ее помощью можно найти и обсудить идеи, принять решения. Заинтересовать и вовлечь участников, услышать и учесть мнение даже самых заядлых “молчунов”.
Сегодня при проведении совещаний и рабочих встреч основной опор делается на цели и задачи. Но мало кто уделяет внимание процессу коммуникации. И напрасно! Командное обсуждение проблем позволяет рассмотреть более широкий спектр вариантов. Выявить оптимальное в текущих условиях решение.
Групповая работа позитивно сказывается на эмоциональном климате в команде. Укрепляется взаимодействие между разными подразделениями компании. Участники учатся слушать и слышать друг друга, учитывать чужое мнение. Создается атмосфера общности, причастности, поддержки и помощи. Решения, которые принимаются в подобной благоприятной обстановке гораздо легче воплощаются в жизнь.
Но чтобы прийти к таким конструктивным решениям, нужно грамотно управлять процессом обсуждения и координировать действия участников. Это задача фасилитатора. Именно он отвечает за процесс. Взять на себя эту роль может любой участник совещания, владеющий соответствующими техниками. С некоторыми из них вы можете познакомиться на нашем сайте. А задача участников совещания – отвечать за содержание. Содержание – это идеи, предложения и решения, которые появляются во время группового обсуждения. Это все то, над чем в текущий момент работает команда.
“Подводные камни” группового мышления и как их избежать
Но как и в любой другой деятельности, есть риск налететь на “подводные камни”. При проведении совещаний и рабочих встреч с использованием инструментов фасилитации могут проявиться особенности группового мышления.
Этот феномен впервые описал психолог Ирвинг Джейнис в 1972 году. Групповое мышление проявляется в том, что участники обсуждения склонны соглашаться с мнением лидера группы или руководителя для того, чтобы свести к минимуму возможный конфликт. Очень часто наблюдать этот феномен можно, когда руководитель торопится принять какое-то решение. А сотрудники довольствуются привычным подходом и совсем не горят желанием анализировать и исследовать что-то новое. В результате:
-
- Руководитель или лидер компании при полном отсутствии критики становится настолько самоуверенным, что принимает катастрофические для компании решения;
- Теряется всякая способность посмотреть свежим взглядом на простые вещи;
- Происходит отмирание критического, творческого мышления, нестандартного подхода в решении вопросов, сужается взгляд на многие процессы и события;
- Члены команды настолько привыкают доверять руководителю и беспрекословно исполнять его поручения, что способны выполнить даже самое неразумное задание и не сомневаться в его правильности.
Как вам такое? Позитивного мало, как нам кажется. Но это совсем не повод отказываться от группового обсуждения и командного решения проблем при проведении совещаний. Просто нужно придерживаться нескольких простых правил:
-
- Советуйте участников записывать свои идеи, мысли и предложения индивидуально, на стикерах. Одна мысль – один стикер.
- Просите руководителей, лидеров компании не участвовать в голосованиях / не высказываться. Или делать это в самую последнюю очередь.
- Ведите обсуждение на основе фактов, а не мнений и восприятия.
- Предлагайте участникам “уйти в глубину”, подумать / поискать альтернативные варианты.
Попробуйте вовлечь команду и подключить групповое обсуждение при проведении совещаний и рабочих встреч. И вы удивитесь, насколько повысится их эффективность. 🙂