Надо ли проводить совещания? И причем здесь M&Ms?
Ох уж эти совещания! Кто любит их проводить? А кто любит на них присутствовать? Кажется мне, что таких “любителей” немного. Если они вообще есть. Хотя совещания вполне рабочий инструмент для руководителей. Можно собраться за столом или в zoom и обсудить с коллегами разные вопросы. Пообщаться напрямую. Узнать точку зрения и позицию других людей. Принять важные решения. Вот только не все лидеры команд и управленцы могут грамотно этим инструментом пользоваться.
Поменьше M&Ms, побольше работы
Наш опыт и многочисленные исследования подтверждают, что совещания и начальники – это часто основная причина того, что работа в офисе компании или удаленно не делается.
Meeting and Managers (M&Ms) – совещания и начальники – норма корпоративной жизни для многих, к сожалению. Начальники созывают совещания по любому, мало-мальскому поводу. По понедельникам или пятницам, потому что так исторически сложилось. И проводят каждое ну никак не меньше часа, а обычно гораздо дольше.
И что мы получаем в результате? Сотрудники вместо того, чтобы просто спокойно выполнять свои задачи, вынуждены всё бросать и нестись на планерку в переговорку или в он-лайн. А могли бы за это время серьезно продвинуться по важному проекту или отправить коммерческое предложение ключевому клиенту.
Руководители вместо того, чтобы выделять время на проработку стратегических вопросов, создают видимость чрезвычайной занятости и заполняют свое расписание с утра и до позднего вечера нудными совещаниями. А могли бы оптимизировать бизнес-процессы и выстроить более качественную коммуникацию с сотрудниками. И не важно, где находится команда, в офисе или удаленно.
Так нужно ли проводить совещания?
Бесполезные совещания отнимают время. У лидеров и руководителей, у команды, у клиентов и партнеров. Поэтому, прежде чем планировать свое расписание и вносить туда совещания, спросите себя: “А оно точно надо?”. Может быть достаточно сделать рассылку по электронной почте или воспользоваться мессенджером? Или может быть текущий вопрос достаточно обсудить с конкретным специалистом прямо на рабочем месте?
Конечно, бывают ситуации, когда нужна “живая” встреча. Качественное общение – это лучший способ обменяться мнениями, ответить на вопросы и снять все сомнения. Проникнуться общей атмосферой и “химией” командной работы. Но проводить их просто потому, что так заведено, не стоит.
Чтобы понять и сориентироваться, нужно ли вам организовывать совещание, воспользуйтесь этим чек-листом.
Если совещание неизбежно, проведите его продуктивно
Когда совещание проводят без четко поставленной цели и по его итогам не составляют список конкретных шагов, толку от него мало. Даже наоборот, возникают неопределенность и путаница. Команда не до конца понимает, кто и чем должен заниматься, в какие сроки нужно выдать требуемый результат. Поэтому, подходить к подготовке и проведению совещания следует осмысленно и серьезно. Для этого нужно сделать три шага.
Шаг 1. Организация совещания
Как минимум за день до встречи отправьте всем участникам приглашение. У команды должно быть время, чтобы подготовиться. В приглашении обязательно укажите:
-
- Тему встречи. Чем конкретнее, тем лучше. Не “Обсуждение проблем”, а “Рассмотрение правок по проекту X”.
- Цель. Кратко. Например: “Определить порядок работ по проекту Х, исходя из бюджета $”.
- Время. Старайтесь уложиться в минимальное время. Как правило, 30-ти минут бывает достаточно, чтобы все обсудить. Здесь вам в помощь различные техники для проведения групповой работы.
- Место. Почему-то про этот пункт часто забывают. А он очень важный. Особенно сейчас, когда многие компании работают в гибридном формате.
- Приглашенные. Зовите на совещание только тех, кто действительно нужен. Не надо никого “за компанию”. Но если кто-то сам захочет прийти, пусть приходит ))
- Оговорите ваши пожелания. Напишите, нужно ли сотрудникам как-то подготовиться к совещанию. Посмотреть отчеты, найти информацию, изучить тренды и т.д. Отметьте это в приглашении.
Шаг 2. Проведение совещания
Помните, кто организовал совещание, тот и несет ответственность за его проведение. Поэтому соблюдайте следующий формат:
-
- Кратко изложите цель совещания. “Цель нашего совещания следующая…”.
- Выскажите ваши пожелания. Скажите, какой результат вы ожидаете. Говорите максимально конкретно.
- Будьте точны и немногословны. Не стоит тратить свое время и время команды на пустую болтовню.
- Призывайте задавать вопросы. У коллег после встречи не должно остаться никаких неясностей по обсуждаемой теме.
- Определите следующие шаги и раздайте задачи. Четко обозначьте, ЧТО нужно сделать на каждом этапе и КТО за это будет отвечать.
Шаг 3. После совещания
Отправьте каждому участнику совещания краткое итоговое сообщение. Там укажите главные результаты встречи, следующие шаги и четко определенные роли / обязанности, чтобы каждый знал порядок своих действий и зону ответственности. Очень часто это самая ключевая часть совещания, на которую команда будет ориентироваться и ссылаться в дальнейшем.
Если вы все сделали правильно, то позитивный результат от проведенных совещаний точно будет.