Как поддержать команду в сложной ситуации?
Последняя неделя выдалась очень тяжелой для всех нас. И сейчас ключевая задача всех лидеров и руководителей компаний – поддержать команду. Это очень важно, поскольку в подобных кризисных ситуациях у людей появляется ощущение, что почва уходит из-под ног. Возникают страх, тревога, гнев, стыд. Невозможность хоть как-то повлиять на ситуацию причиняет невыносимую боль, которую очень сложно унять.
В эти дни мы все потеряли чувство безопасности. Лишились возможности планировать свою жизнь. Оказались свидетелями физического и психологического насилия. Привычная жизнь рассыпалась на тысячи осколков.
Поэтому сейчас самое главное, что нужно сделать руководителям компаний, – уделить внимание своей команде. Совместно найти новые точки опоры, повысить устойчивость. Дать почувствовать эмпатию и заботу. Это позволит принимать адекватные ситуации решения. Сохранить здоровую работоспособность сотрудников и нормальные отношения в команде.
Что мы рекомендуем делать, чтобы поддержать команду и повысить устойчивость компании?
1. Запустите открытую коммуникацию с командой
Если вы еще не говорили со своими сотрудниками, сделайте это как можно быстрее. Для руководителей сейчас самое важное – не молчать. Встречайтесь с сотрудниками, даже если сейчас у вас нет готового решения.
Проведите совместно с топ-менеджерами открытую встречу с командой. Обозначьте свою позицию и текущее состояние компании. При необходимости актуализируйте эту информацию. И повторяйте подобные встречи так часто, как этого требует ситуация. Не оставляйте сотрудников наедине с их тревогами.
О чем важно говорить?
🔹Рассказывайте о том, как внешняя ситуация влияет / не влияет на компанию;
🔹Снимайте опасения, поступающие извне. И отделяйте эмоции (страхи) от реальных рисков;
🔹Перечисляйте задачи, на выполнении которых сейчас необходимо сфокусироваться;
🔹Выделяйте сильные стороны, которые сейчас есть у вас, как у бизнеса.
Прежде чем выйти с речью к команде, составьте план или конспект. Прорепетируйте свое выступление с доверенным человеком. Попросите его воспроизвести ключевые идеи. Возможно, он заострит свое внимание на других акцентах, отличных от ваших. Подумайте, какие еще смыслы добавить в свою речь.
Выступив, дайте возможность команде подумать над вашими словами и задать вопросы. Если команда небольшая, пусть спрашивают голосом. Если сотрудников много, около 20 – 30 человек и более, пусть сделают это письменно. Лучше анонимно. Чуть позже обязательно ответьте на вопросы сотрудников через общие каналы коммуникации.
Проводите встречи на уровне отделов
Чтобы поддержать команду, организуйте общение сотрудников с их прямыми руководителями и HR-специалистами один на один. Найдите хотя бы несколько минут для того, чтобы поговорить с каждым человеком. Не задавайте вопросов, не надо лезть в душу. Просто дайте пространство для эмоций. Кому нужно – воспользуются. Если нет – вы сделали всё, что могли. Допускайте и распознавайте эмоции, называйте, поддерживайте, принимайте, помогайте справиться.
Используйте все каналы коммуникации со своей командой. Устные и письменные. Формальные и неформальные. Регулярные встречи, чаты, электронную почту. Поддерживайте спонтанные встречи между членами команды за кофе.
2. Сформируйте поддерживающий информационный фон
Ничто так не высасывает энергию, не снижает работоспособность и не раскачивает эмоциональное состояние сотрудников, как тревожная новостная повестка. Поэтому:
🔹Пресекайте все токсичные обсуждения и пересылку недостоверной, непроверенной информации в чатах. Попросите коллег воздержаться от разговоров на политические темы. Может статься, что человек, с которым ты работаешь бок о бок на протяжении нескольких лет, имеет совсем другой взгляд на ситуацию. И это совсем не значит, что он плохой. Просто он смотрит другие новости. Пусть работа в компании остается пространством, свободным от новостного шума.
🔹 Говорите о текущей ситуации и о том, как она влияет на компанию. Делайте это регулярно. Публикуйте актуальную информацию о положении дел.
🔹Обсуждайте ключевые бизнес-задачи. Что и почему компания сейчас делает? Как выстраивает коммуникацию с клиентами и партнерами? Давайте оперативную обратную связь. Недостаток информации от коллег о своей работе может вызвать у сотрудников не меньший стресс, чем внешние события.
🔹Рассказывайте о ваших достижениях. Делитесь позитивными событиями из жизни компании и отдельных сотрудников. Для этого опрашивайте ключевых специалистов по разным направлениям работ. А далее каждую неделю выпускайте дайджесты с хорошими новостями. Пусть они маленькие. Но они есть! И они показывают вашей команде, что несмотря ни на что, жизнь продолжается.
🔹Проводите утренние встречи со всей командой и в рамках отделов. Или устраивайте голосовые созвоны, если команда на удаленке. Делайте это просто для того, чтобы поболтать за жизнь. Поделиться последними новостями. Считать настроение сотрудников. Поддержать команду Чувствовать ее пульс.
3. Составьте планы на разные случаи
Соберитесь управленческой командой. И составьте карту рисков и сценариев развития ситуации. Оцените текущее состояние задач. Сформулируйте, в чем заключается влияние внешнего фактора. Зафиксируйте это письменно и измеримо. Проработайте разные варианты развития событий. Это то, что помогает структурировать неопределенность. И дает команде больше устойчивости. Далее пропишите, как можно минимизировать риски. Составьте план А, Б и так далее по алфавиту.
Так вы начнете понимать, что вам нужно будет делать в любом случае, а что вы запустите при реализации того или иного события. Даже если сейчас вам это не пригодится, будут наработки на будущее. Это позволит ускориться, когда придет время действовать.
4. Переключитесь на рабочие задачи
Переведите команду в режим выполнения простых и понятных задач. Творческие задания и креатив, мотивационные спичи отложите до лучших временен. При этом следите за нагрузкой. Обсудите с командой, что и почему вы делаете. Убедитесь, что достигли общего понимания. Сотрудников нужно занимать решением бизнес-задач, но не надо перегружать. Поддерживайте доступность сервисов, которые обеспечивают качество регулярных операций.
Вместе с сотрудниками решите, на чем сейчас стоит сфокусироваться в продукте, услугах. Подумайте, какую новую ценность предложить своим клиентам, какие другие смыслы вложить. Пропишите актуальные здесь и сейчас потребности ваших клиентов и отталкивайтесь от этого.
5. Организуйте поддержку своей команде
Сделайте все, что в ваших силах, чтобы поддержать команду.
🔹Разрешите сотрудникам обращаться лично к любому из руководителей компании, независимо от статуса. По телефону, в телеграмм или любой другой используемый мессенджер.
🔹Предоставьте возможность получить психологическую помощь. Как сотрудникам, так и лидерам команд, руководителям (да, им тоже нужна поддержка). Даже если у вас нет штатного психолога, обратитесь в специализированные центры. Сейчас многие оказывают такую поддержку бесплатно. Как минимум, организуйте несколько сессий для наиболее нуждающихся в помощи коллег.
🔹Распространите номера телефонов доверия, чтобы у сотрудников была возможность просто поговорить и справиться со своими эмоциями.
🔹Дайте возможность членам команды оперативно откликаться и реагировать на бытовые вопросы, если требуется.
🔹Помогайте решать сложные ситуации. В работе. В личной жизни, если это в ваших силах.
🔹Придерживайтесь щадящего рабочего режима. Обратите внимание на необходимость правильного питания, сна и физической активности.
🔹Порекомендуйте сотрудникам дозировать просмотр новостей и выделить для этого конкретное время в своем графике. А еще лучше вовсе уйти от просмотра новостных лент и ограничиться чтением саммари.
🔹Организуйте встречи, живые или онлайн, с экспертами и помогающими практиками. Помогите сотрудникам справиться с тревогой, чувством вины или стыда, научите экологично выходить из конфликта, находить точки опоры, повысить стрессоустойчивость и т.д.
🔹Подумайте и, если у компании есть возможность, пересмотрите программы по нематериальной мотивации сотрудников. Может быть получится расширить социальный и бонусный пакет.
🔹Продолжайте, несмотря на высокое напряжение, запланированные ранее программы обучения руководителей и сотрудников. При необходимости внесите корректировки и дополнения в их содержание.
Мы очень надеемся, что все эти рекомендации помогут вам поддержать команду в этой непростой и эмоционально тяжелой ситуации. Руководителям и лидерам команд крайне важно быть открытыми и честными! Помните, все эти меры не сработают, если вы не готовы к прямому, честному диалогу. Но если вы будете действовать в каждом из этих пунктов искренне и по-взрослому, то точно сделаете приятное для себя открытие.
Мира нам всем!