Как планировать дела?
Вначале мы хотели рассказать, как планировать дела при удаленной работе. Потом подумали, а в чем, собственно, разница – работаешь ты в офисе или удаленно. Принципы и подходы к планированию одни и те же.
Откройте ваш ежедневник. Что вы там видите? Длинные списки дел, встречи по zoom или в переговорках, презентации для партнеров в четко установленное время и… “галочки” напротив выполненных дел. Вот только дел всё больше и больше, списки всё длиннее, а “галочек” гораздо меньше. И так продолжается из-зо дня в день, из недели в неделю.
Глядя на такое, пропадает всякая мотивация. И желание вставать по утрам. Хочется забуриться обратно под одеяло и не выползать наружу, как минимум, до следующего утра. Но вот вы собрали волю в кулак и уже снова едете в офис. Задержались в пробке, опаздываете на встречу – весь распланированный тайминг летит в тартарары. Дела в списке начинают наползать друг на друга.
Или вы меняете верх от пижамы на рубашку и галстук и собираетесь подготовиться к докладу, который через полчаса будете делать на корпоративной видеоконференции. Как вдруг слышите из детской боевой клич, звон чего-то разбитого и опрокинутый цветочный горшок. Спустя пару минут вы, вместо того, чтобы повторять слайды, с ребенком в одной руке и с пылесосом в другой пытаетесь победить свалившийся на вас хаос.
И что теперь со всем этим делать? Сейчас расскажем. 🙂
Основные ошибки при составлении списков дел
1. Размер имеет значение
Сколько дел в вашем списке на день? Десять? Пятнадцать? Двадцать? Не пытайтесь впихнуть невпихуемое в свой рабочий день. Выполняйте за день 3 – 4 дела, но регулярно и качественно. Это принесет вам психологический комфорт, чувство завершенности и сохранит ресурсное состояние. И у вас точно не появится мысли, что жизнь проходит мимо вас, а вы всё работаете.
2. Жесткий тайминг
Жесткая привязка по времени нужна только для фиксации встреч, мероприятий и т.п. Для всего остального составляйте гибкий план, например, выделяйте дела на утро, день, вечер. И смело их перекидывайте из одного блока в другой или на следующий день, если появились какие-то непредвиденные обстоятельства.
3. Попытка съесть слона целиком
Очень часто в список дел попадают не отдельные дела, а целые проекты. Глядя на них, вы не понимаете, с чего начать и… начинаете саботировать их выполнение. А наш мозг реагирует только на простые и понятные сигналы: прочитай, выдели, собери и т.п.
Например, вам нужно освоить CRM. И вы никогда в жизни не работали в таких программах. Сделать это за один раз невозможно. Но если на сегодня в план вы поставите освоить ввод данных по клиенту, завтра – выставление счетов, а послезавтра – сбор аналитики, то дело пойдет. И спустя недели две вы будете чувствовать себя в этой CRM, как рыба в воде.
4. Не учитывать себя
Как планировать дела, чтобы выполнять их максимально эффективно и качественно? Учитывать пик своей продуктивности. Кто-то творит по ночам, кто-то особенно сосредоточен утром. Берегите свои силы и грамотно распределяйте ресурсы. Ставьте дела, требующие креатива, внимания на самое продуктивное для вас время суток. А рутину делайте во все остальное время. Если вы не успели закончить дело, например, утром, перенесите его на следующий день. Как правило, попытки доделать вечером особого успеха не приносят. Но если дело “горит”, то придется собраться и выдать результат. Конечно, лучше до этого не доводить, а все планировать с запасом по времени.
Интеллект-карты для планирования дел
Интеллект-карты – очень удобный инструмент для планирования. Их основное и безусловное преимущество – наглядность. Вы можете видеть всю картину целиком, учитывая все факторы. Рисовать интеллект-карты – особый вид удовольствия. Попробуйте, вам понравится. 🙂
Вы можете составлять ее от руки или в специальных сервисах: Mindmeister.com, Mind42, IMindmap, Mindjet, Coogle, Xmind, Freemind. Принцип составления везде одинаковый.
В центре карты напишите основную тему, например, “Декабрь 2020”. Далее выделите важные для себя блоки. Это могут быть просто недели (первая, вторая, третья, четвертая) или сферы жизни (работа, дом, Новый год и т.д.). Соедините эти разделы с центральным блоком плавными линиями.
Теперь ваша задача – детализировать эти разделы. Прописывайте детали, учитывая свои годовые и ежемесячные цели. Вы же их ставите, правда? 🙂 Дополняйте карту символами, картинками, выделяйте цветом. Это позволит лучше запомнить и структурировать данные. Например, мне больше нравится составлять карту по сферам жизни. На декабрь в ней может оказаться следующее:
-
- Работа: выпуск новой настольной игры. Разработка игровой механики. Создание дизайна. Выпуск прототипа. Тестирование. Корректировки. Печать готовой игры.
- Дом: ремонт на балконе. Дизайн-проект. Выбор и закупка материалов и мебели. Доски. Краска. Стол и кресло. Пледы и подушки.
- Новый год: свитер с оленями. Подарки семье. Гирлянда. Елка. Мандарины.
Неделю тоже можно планировать с помощью интеллект-карт. Тогда за основу берите дни недели. Удобнее с одной стороны прописать рабочие дни, с другой – выходные. Надеюсь, вы понимаете, что их тоже хорошо бы планировать. 🙂
Секреты ежедневного планирования
Из огромного количества методик, мне больше всего нравится система, которую предложил Дэвид Аллен – GTD (Getting Things Done). Основная идея методики в том, что вам необходимо разгрузить голову от лишней информации и правильно обработать каждый входящий сигнал (звонок, письмо, идея, встреча, задача и т.д.). Этот подход позволит вам ничего не забывать и избавиться от рутины, стресса.
Вот как работает методика GTD:
В корзину “Входящие” записывайте любую поступившую вам информацию, идею, задачу на удобном вам носителе: бумага, почта, заметки в телефоне и т.д. Так вы ничего не забудете и разгрузите голову от большого объема данных.
А далее переходите к сортировке по схеме:
Самое актуальное и срочное добавляем во вкладку “Сегодня”, то, что может подождать, – в “Завтра”. Остальные дела, которые чуть терпят по времени или имеют жесткую привязку дата / время ставим во вкладку “Расписание / Календарь”. Это могут быть встречи, презентации, мероприятия, zoomы и т.д. И начало новых проектов тоже можно записать сюда.
Дела “Когда-нибудь / Может быть” – это какие-то задачи, проекты, идеи, которые вы хотели бы реализовать, но пока у вас нет для этого ресурсов. Вот сюда записываем все книги, которые хотелось бы прочесть и курсы, которые пройти. Например, путешествие в Ирландию или посещение выставки.
“Справочная информация” – то, что может пригодится для решения каких-то задач. Но прямо сейчас вам не нужно.
С “Мусором”, думаю, всё понятно. Не требует ваших действий, выкидываем.
Оказалось, что действие меньше 5-ти минут? Выполняем сразу. Потому что, если вы их будете заносить в расписание и расставлять приоритеты, времени потратите точно больше. 🙂
Вкладка “Ожидание”. Вносите сюда все задачи, которые делегировали другим. А также записывайте дела, по которым вы выполнили свою часть работы и ждете чьего-либо согласования, проверки, обратной связи, коррекции, подписи и т.д. Это очень удобная папка – позволяет не держать перед глазами задачи, по которым вы сейчас не работаете, но которые нужно продолжить решать, как только появятся свежие данные.
Открывайте свою интеллект-карту, где расписаны дела на неделю. Переносите эти дела в план на день. Дополняйте тем, что еще появилось в процессе работы. И составляйте свою диаграмму рабочего дня. Используйте для этого блокнот или специальное приложение. Например, на русском языке есть Tick Tick. Очень удобно. Структурируйте списки дел, расставляйте приоритеты, добавляйте контекст, скрывайте блоки, которые сейчас не актуальны. И фокусируйтесь на главном. 🙂