Простая и эффективная инструкция по выдаче поручений
Рабочий день в любой компании в основном строится на важном процессе – выдаче поручений. Более того, существует множество подходов к тому, как поставить задачу перед сотрудником. Однако, большинство руководителей действуют так, что оставляют лазейки для её невыполнения. В итоге поручения путают с просьбами, персонал не чувствует ответственности за срыв сроков, никто не наказан за проступки. Остается только вздыхать, надеяться, что в следующий раз всё будет по-другому и разгребать последствия.
Между тем, алгоритм по передаче поручений из одних рук в другие в основе своей достаточно понятный. Он состоит из 5 шагов, прост в применении и подходит для любого типа компании.
Этим алгоритмом может воспользоваться даже начинающий руководитель или человек, у которого еще нет опыта в постановке задач перед другими участниками рабочего процесса.
Шаг 1.
Определите, какой уровень ответственности может проявить сотрудник, узнав, что ему предстоит выполнить ваше задание. Учтите, что один и тот же человек по-разному может отнестись к выполнению разных видов поручений.
Определить уровень ответственности можно по шкале от 1 до 10, где 1 – наивысший уровень отдачи подчиненного, а 9-10 – почти полная неготовность браться за задачу.
-
- Выполнение задания для сотрудника – дело чести. Такой человек просто не способен выполнить поручение плохо, хоть чем вы его озадачьте.
- Работник понимает, что задачу сделать необходимо. К тому же он понимает, что в противном случае его ждут штраф/санкции/соответствующее наказание.
- Подчиненный уверенно говорит “да, понял, сделаю”. Задание будет выполнено на вполне достойном уровне, но не выше этого.
- Сотрудник с сомнением, запинками и неуверенностью в голосе говорит, что выполнит работу.
- Сотрудник соглашается, но с определенными оговорками: “выполню, если успею закончить предыдущий проект”, “сделаю, если мне вовремя предоставят информацию в другом отделе” и т. д.
- Формулирует ответ уклончиво: “постараюсь”, “может быть” или вовсе молчит.
- Аргументирует частичный отказ от выполнения задачи: “вот это смогу выполнить, а это нет, потому что…”
- Сотрудник неуверенно пытается отказаться от выполнения всего поручения целиком.
- Работник уверенно отказывается от выполнения поручений.
- Подчиненный склонен врать о том, что возьмется за задачу, в то время как выполнять ее не намерен. Надеемся, у вас таких работников нет 🙂
Какой уровень отдачи вас устроит?
Шаг 2.
Наложить ответственность на сотрудника прямым и четким текстом.
Шаг 3.
Посмотреть на ответную реакцию работника: послушать, что он говорит и каким образом. Оценить эмоции при его ответе. Принять решение о выдаче поручений сотруднику:
-
- Сотрудник в себе уверен, задачу можно считать порученной.
- Сотрудник на словах готов взять задачу на себя, но в голосе слышится сомнение. Уточните, с чем ему может понадобится помощь, задайте уточняющие вопросы.
- Сотрудник не уверен в том, что готов выполнить задание и на словах, и эмоционально. Выясните причины. Перепоручите задание другому.
Шаг 4.
В случае, когда сотрудник принял на себя обязательства по выполнению задания, хорошо бы это зафиксировать и на бумаге / в электронном виде, чтобы было визуальное доказательство договоренности.
Шаг 5.
Зафиксировать процесс контроля над выполнением поручения: поэтапно или по результату.
Такой алгоритм удобно использовать в виде чек-листов, изменяя и адаптируя его под ваши нужды и специфику компании.
Таким образом, за 5 простых шагов вы сможете увеличить шансы на исполнение поручения в несколько раз. Да, в чем-то это алгоритм очевиден, но от своей очевидности он не становится менее эффективным 🙂
Успехов!