Как правильно дать поручение сотруднику за 4 шага
Как же дать поручение сотруднику так, чтобы оно было максимально эффективно выполнено?
Этим вопросом задавались и задаются большое количество руководителей. Давайте разберем по порядку, как это можно сделать – последовательно, в 4 шагах.
Шаг 1. Зачем нам нужно это поручение?
Начать нужно с ответа на вопрос: почему это поручение так важно для вас? Для отдела, направления? Компании в целом? Понимая ценность задания, ваши сотрудники легче настраиваются на рабочий лад.
Шаг 2. Каковы ваши ожидания от результата?
Попытайтесь визуально представить как должен выглядеть результат исполнения этого поручения.
Теперь сформулируйте задание так, чтобы, допустим, джинн из сказки про Аладдина или золотая рыбка поняли вас правильно. Сказали “Хочу дом на берегу моря”? Тогда не жалуйтесь, если получили хижину где-нибудь на берегу Антарктики. Такая формулировка не катит, если имелась в виду трехэтажная вилла в Средиземноморье.
Вывод: формулируйте поручение такими словами, чтобы нельзя было что-то напутать, сделать иначе, понять по-другому.
Шаг 3. Записываем поручение
Запишите задание, начиная с глаголов совершенного вида: сделать, договориться, решить. Оставьте его на таком носителе информации, куда подчиненный мог бы заглядывать и добавлять пару уточняющих строк от себя.
Лучше составить поручение таким образом, чтобы оно было понятным спустя 1-2 месяца.
Отдельным пунктом добавьте те критерии, по которым вы будете контролировать эффективность выполнения поручения.
Шаг 4. Подключаем исполнителя
После того, как поручение будет зафиксировано, будет разумным подключить самого исполнителя. Предложите ему посмотреть, какие ресурсы ему еще необходимы для выполнения задания.
Исполнитель также должен определиться с первым шагом: какие действия, по его мнению, следует предпринять, чтобы поручение было выполнено с максимальной эффективностью. Будет оптимально, если этот шаг исполнитель также письменно зафиксирует на том же информационном носителе, где он прочитал о поручении.
В идеале стоит научить всю вашу команду таким образом описывать свои первые шаги во время выполнения поручений в процессе планирования дел, например, на текущую неделю.
Что по результатам?
Да, по итогам выполнения могут получиться совершенно разные результаты. Вариантов три:
-
- Результат, который полностью соответствует вашим критериям.
- Результат частично соответствует критериям.
- Исполнитель вообще отклонился от задания.
Вам предстоит проверить результат выполнения, рассказать исполнителю очень коротко, как результат может быть использован в дальнейшем. Предоставьте ему либо развивающую, либо корректирующую обратную связь. Это нужно, чтобы он понимал, каким образом ему впредь стоит подходить к выполнению поручений.
Для вас, как для руководителя, будет здорово, если вы научитесь все результаты по выполненным поручениям по итогу недели выдавать сразу, оптом. Этим вы экономите свое время и оптимально расходуете время своих сотрудников.
Помните!
-
- Нужно адекватно оценивать способности и уровень подчиненного. Учитывайте таланты, предрасположенности и возможности своих сотрудников.
- Небольшая свобода в выборе методов выполнения поручений – нормальное явление.
- Справедливая критика подчиненных возможна. Переходить на личности и унижать сотрудников – нельзя ни в коем случае.
- Если есть возможность наградить сотрудника – делайте это. Не забывайте как о премиях, так и о небольших нематериальных плюшках. Например, можете скачать наши карточки мотиваторов для сотрудников.
- Сотрудники могут задавать вам встречные вопросы и отстаивать свое мнение. Это поможет избежать множества недоразумений.