Тапками не кидаться! Организовываем процесс генерации идей
Для чего обычно проводят рабочие собрания и встречи? Как правило, для решения проблем насущных. Идеальная картинка: участники работают в темпе бесконечной генерации идей, слаженно и в условиях полного взаимопонимания.
В реальности же картинка другая: сильные характером участники пытаются отстоять свою точку зрения, молчаливые сотрудники делают всё, чтобы их скорее отпустили, появляются недосказанности, недоработки, недовольства и еще много разных “недо”. Рабочая обстановка или вялая, или наоборот, излишне напряженная.
Чтобы организовать продуктивный сбор информации и идей без лишнего кровопролития и головной боли, зовите фасилитатора. Его задачи: обеспечить обмен информацией между участниками, поработать “переводчиком”, чтобы добиться от группы одинакового понимания темы и смысла всего, что прозвучит на собрании.
Для такой работы фасилитатор использует несколько инструментов:
-
- доклады и выступления по схеме ТАПОК;
- дискуссии;
- ответы по кругу;
- мозговой штурм;
- метод номинальных групп;
- метод Галерея.
Разберем каждый метод подробнее.
Доклады и выступления по схеме ТАПОК
Кратким и конкретным – вот таким должно быть выступление каждого участника собрания. Когда в голове слишком много идей и соображений, легко уйти в сторону от обсуждения и случайно отнять время других выступающих. Чтобы этого не произошло, фасилитатор может предложить участникам использовать схему ТАПОК:
-
- Т – точка зрения. Участник заявляет о своем взгляде на проблему.
- А – аргумент. Приводит аргументы в защиту своей точки зрения.
- П – пример. Подкрепляет аргументы примерами.
- О – обобщение. Делает общий вывод из всего, что сказал раньше.
- К – конец выступления.
Дискуссии
Все более или менее представляют себе, что такое дискуссия. Вот что говорит словарь: дискуссия – это взаимодействие двух или более людей, объединенных темой, представляющей общей интерес. Однако нередко цивилизованное обсуждение выходит из-под контроля и перерастает в жаркий спор. Конечно, горячо спорить уместно и даже нужно в некоторых ситуациях, но рабочая встреча – явно не тот формат общения 🙂
Задача фасилитатора – модерирование дискуссии. Он задает участникам вопросы, предоставляет слово, призывает к более четкому высказыванию мыслей и идей, завершает дискуссию. Хорошо, если обсуждение пойдет по заранее подготовленным фасилитатором вопросам.
Дискуссионное время должно быть ограничено – например, 30-45 минут, в зависимости от количества участников.
Ответы по кругу
Метод ответов по кругу похож на дискуссию, но здесь участники отвечают в строгом порядке (например, следующим высказывается тот, кто сидит слева от выступающего) и не перебивают друг друга. Никто не отвечает дважды, пока не выступят все. Метод хорош тем, что избавляет рабочую группу от давления идей наиболее энергичных и напористых коллег.
Мозговой штурм
Можно воспользоваться методом мозгового штурма или его альтернативами. В самых общих чертах методика выглядит так:
-
- Постановка проблемы. Фасилитатор записывает проблему на листке бумаги, кратко, ясно и четко.
- Правила. Участникам объясняются основные правила: в ходе мозгового штурма принимается любая идея – хорошая, плохая, фантастическая, абсурдная, обыкновенная и т.д. Главное в мозговом штурме – количество идей, а не их качество. Каждая идея записывается в том виде, в котором была предложена. Развитие идей и их дополнение поощряется. Время штурма ограничено.
- Выработка идей. Генерация идей как она есть: фасилитатор быстро записывает всё, что было сказано участниками.
- Прояснение смысла. После того, как время штурма вышло, участники задают друг другу уточняющие вопросы по поводу той или иной мысли.
- Оценка. Путем оценки идей выбираются лучшие и перспективные из предложенных.
Метод номинальных групп
Если стоит задача получить более качественные идеи, можно применить метод номинальных групп. В отличие от мозгового штурма, здесь нет бурного совместного обсуждения идей: участники работают самостоятельно, без обсуждения заранее. Шаги:
-
- Формулировка проблемы. Так же, как и в мозговом штурме: четко и ясно.
- Самостоятельная работа. Участники записывают свои идеи, не обсуждая ничего друг с другом.
- Записывание идей по кругу. Фасилитатор просит каждого зачитать наиболее удачную, на взгляд участника, идею, которую потом записывает на листок к сформулированной проблеме. Нельзя повторять уже высказанные решения. Обсуждения так же на этом этапе не разрешены.
- Обсуждение идей. Фасилитатор проверяет, все ли участники одинаково понимают мысли своих коллег. Цель этапа – именно понимание, а не согласие или неприятие.
- Оценка. Участники выбирают 3-5 лучших идей, записывают их на карточки, которые отдают фасилитатору. Он подсчитывает голоса и объявляет результаты.
Метод Галерея
Последний метод носит название Галерея неспроста. Этот метод позволяет обсудить в малых группах сразу большое количество вопросов, а затем продемонстрировать результаты работы сразу же. Как провести:
-
- Формулировка проблемы. Выделяются основные задачи. Допустим, у нас их 5.
- Деление на группы. Если задач 5, то и групп тоже 5.
- Постановка задачи. Фасилитатор распределяет между группами задачи – кто над чем будет работать.
- Работа малых групп. Группа решает свою проблему. На обсуждение и запись идей на отдельном листке бумаги дается 5-10 минут.
- Переход малых групп на доработку задачи соседа. Группы меняются своими листками с идеями, например, справа налево. Взгляд со стороны приносит много новых идей. То, что группа не поняла в листке соседа, выделяется знаками вопросов. Через 5 минут группы меняются листками дальше. В нашем случае, через руки каждой группы должно пройти 5 соседских наработок.
- Возвращение домой. Группы изучают идеи, предложенные другими участниками, дорабатывая свои решения.
- Презентация результатов. Группа объясняет, как они решили проблему, делятся своими идеями. Другие группы могут комментируют проделанную работу.