Адаптация нового сотрудника: пустим на самотёк или пойдем по плану?
От скорости и успешности адаптации нового сотрудника зависит, насколько быстро он начнет приносить компании запланированную прибыль. Эта первая задача, которая решается с помощью этой процедуры.
Вторая задача – это снижение издержек на подбор новых сотрудников. Наличие четкой и понятной процедуры адаптации делает первые месяцы работы нового сотрудника комфортными и “прозрачными”, снижая риск его ухода из компании.
Выход на новую работу – это всегда большой стресс для человека, поэтому формализованная, прописанная и живая процедура адаптации является инструментом, нивелирующим стрессовую обстановку.
Процесс взаимного приспособления сотрудника и компании, основанный на принятии или непринятии им новых профессиональных и организационных условий работы, должен быть связан как со стратегическим планированием на предприятии, так и с действующими программами мотивации сотрудников, оценки и развития персонала и со сложившейся корпоративной культурой.
Этапы по созданию процедуры адаптации
Недостаточное внимание HR-подразделения к адаптации персонала влечет за собой неврабатываемость новых сотрудников в коллектив и их уход из компании. Чтобы этого не происходило, необходимо соблюдать ряд этапов по созданию эффективной процедуры адаптации.
1. Выделение факторов, которые влияют на успешную адаптацию новых сотрудников, а также выработка критериев оценки ее эффективности.
2. Определение круга мероприятий, необходимых для понимания и успешного принятия сотрудником существующих в компании норм и правил.
3. Составление списка лиц, кто будет проводить и контролировать эти мероприятия, и разграничение сфер ответственности различных подразделений, включенных в процесс.
Факторы, влияющие на процесс адаптации сотрудников
1. Организационный
Основан на понимании и принятии новым сотрудником своего положения, структуры компании и существующих механизмов управления. Новому сотруднику необходимо сделать краткий экскурс в историю развития компании, рассказать о клиентах и партнерах, дать ознакомиться с положением об организационной структуре предприятия и положением об отделе, в котором ему работать.
Его нужно познакомить с непосредственным руководителем, если это не было сделано на этапе подбора, и рассказать о существующей в компании системе управления и иерархии.
Особое внимание стоит уделить организационной адаптации сотрудников, не имевших ранее опыта работы. Как правило, такие сотрудники не имеют и опыта организационного поведения. Поэтому часто им сложно обратиться к коллегам из смежного подразделения по вопросу получения какой-либо информации, необходимой для работы, и т.п.
2. Социально-психологический
Ориентирован на принятие новых норм взаимоотношений, поведения в компании, приспособления к новому социуму. Здесь необходимо познакомить нового сотрудника с коллегами и рассказать ему о существующих традициях. Представить коллегам из других подразделений, с кем он будет связан технологически. Имеет смысл организовать тренинги, направленные на формирование определенных норм и стиля взаимоотношений.
Для каждой компании характерен свой стиль общения и взаимоотношений между сотрудниками. Поэтому даже просто формат обращения к коллеге, принятый в компании (по имени или по имени и отчеству) может вызвать затруднения на самом первом этапе, если об этом не рассказать заранее.
3. Профессиональный
Здесь происходит постепенная доработка профессиональных навыков и навыков сотрудничества до определенного уровня, необходимого для исполнения новым сотрудником своих функциональных обязанностей на требуемом уровне. Круг этих навыков должен быть отражен в должностной инструкции. Также должны быть разработаны и доведены до его сведения критерии успешности прохождения испытательного срока, а также, по возможности, четко поставлены задачи.
Особую роль тут отводится институту наставничества. Хорошо предусмотреть в программе мотивации наставников бонусы за успешное прохождение их подопечными периодов испытательного срока или стажировки.
Как правило, если соблюдать все перечисленные факторы, то оптимальное соотношение затрат на поиск нового сотрудника и на адаптацию будет равно 3:1.
Таким образом, в результате затрат на разработку, внедрение и поддержание эффективной процедуры адаптации, компания получит следующий результат:
-
- Снижение издержек на поиск и подбор нового персонала;
- Снижение количества увольнений сотрудников в период испытательного срока;
- Формирование кадрового резерва, поскольку наставники получат управленческий опыт;
- Сокращение времени выхода на точку рентабельности для новых сотрудников.
Если в результате адаптации, компания в короткие сроки получает мотивированных сотрудников, работающих на стабильный результат, то можно говорить, что эта процедура хорошо отстроена и эффективна.