Как подготовиться к проведению совещания? И в чем польза фасилитации?
С какой целью проводят совещания? Четкость цели – ключевой элемент, который определяет успех любого подобного мероприятия. Сформулируйте конечную цель совещания кратко, но в то же время емко. Лучше, если это будет одно предложение. Запишите его на доске или флипчате в совещательной комнате. Так все присутствующие будут видеть цель встречи.
Как правило, совещания проводят для того, чтобы:
- Принять решение;
- Проанализировать или найти пути решения проблем;
- Ознакомить группу с новой информацией;
- Выяснить состояние дел;
- Скоординировать деятельность;
- Изменить отношение или поведение людей;
- Разрешить конфликт.
Основательно продумайте, как вызвать интерес к активному участию в совещании. Мероприятие только в том случае пройдет качественно, когда участники придут на него подготовленными. За некоторое время до встречи предупредите, что каждому придется выступить с 5-ми минутным сообщением по определенной теме. При этом подчеркните, что участием каждого человека дорожат и из его речи можно будет почерпнуть полезную и важную информацию.
Начало совещания
Правильно организованное начало – половина успеха. С первых минут необходимо установить такую атмосферу в группе, которая располагает участников открыто делиться своим опытом, знаниями и идеями. В такой обстановке каждый участник может свободно общаться с коллегами и для него не страшно выйти за рамки своей “зоны комфорта”. Вот здесь вам, как руководителю, очень помогут навыки фасилитатора.
- Организуйте рабочее пространство, оптимально расставив мебель;
- Расположите все материалы для участников (блокноты, ручки, информационные материалы, бейджи) так, чтобы они привлекали внимание и “приглашали” к работе;
- Пока группа собирается, попросите уже пришедших зарегистрироваться, если, конечно, есть такая необходимость;
- Начинайте вовремя или, если вы знаете, что некоторые участники задержатся, предупредите об этом остальных членов группы;
- Если участники не знакомы друг с другом, начните встречу со знакомства;
- Согласуйте нормы и процедуры работы, а также другие организационные вопросы;
- Согласуйте повестку дня.
Всегда пишите и озвучивайте участникам цель и программу мероприятия. Спросите у них, согласны ли они с предложенным планом работы, есть ли какие-то темы или вопросы, которые они бы хотели исключить из повестки или добавить.
Согласуйте с участниками, что должно стать продуктом, конечным результатом встречи. Такое обсуждение поможет создать пространство для совместной работы.
Содержательная часть совещания
Один из часто встречающихся недостатков совещаний заключается в том, что руководитель быстрее стремится к решению. Тем не менее, выявление видения ситуации, формулировка проблемы и выработка альтернативных путей решения – важные факторы успеха, которые наиболее ярко проявляются при групповом обсуждении.
Поэтому содержательная часть работы над каждым отдельным вопросом должны выстраиваться в соответствии со специально разработанным сценарием и иметь внутреннюю логику.
Сначала участники встречи обмениваются между собой имеющейся у них информацией по теме обсуждения, генерируют новые идеи, поясняют друг другу используемые ими термины или смысл высказанных идей. Это можно сделать с помощью разных методов фасилитации.
Далее, опять же используя методы фасилитации, вся собранная участниками информация группируется, объединяется, обобщается или дробится, расставляется в приоритетном порядке, анализируется.
И только после этого уже наступает время принимать решения, если это было целью совещания.
Преимущества решений, принимаемых в группе:
1. Высокое качество проработки. Как правило, групповое решение лучше индивидуального, поскольку коллективный разум обладает бОльшим объемом соответствующих знаний и опыта.
2. Согласие. Люди, вовлеченные в процесс принятия решений, обычно соглашаются с этими решениями с большей готовностью, чем в тех случаях, когда решение спущено сверху.
3. Исполнение. Сотрудники, участвовавшие в анализе проблемы и выработке решения, выполняют его с большей тщательностью и эффективностью.
4. Статус. Участие в принятии ответственного решения формирует у членов группы чувство повышения своего статуса и общественного признания.