Сотрудники и делегирование. Почему не выполняются поручения?
Часто делегирование поручения наталкивается на сопротивление со стороны сотрудников – такова человеческая природа. Работники сталкиваются с дополнительным заданием, начинают явный или скрытый саботаж, отказываются от выполнения задач. Или всё-таки берут задачу, но нарушают поставленные сроки, очевидно страдают и работают спустя рукава. В общем, всем своим видом демонстрируют недовольство решениями начальства.
Подобное отношение к делегированию – симптом серьезных проблем в системе организации компании. Но так же за сопротивлением могут стоять конкретные локальные причины.
Причина 1. Пассивность, привычка во всем полагаться на руководителя
Что делать?
- Демонстрируйте уверенность в том, что сотрудник сам справится с этим заданием. Это называется психологическим стимулированием.
- Так же стимулируйте дополнительно. На первых этапах использования делегирования потребуется продумать небольшие вознаграждений за успешное выполнение поставленных задач.
- Обращайтесь за советом. Делегирование может осуществляться в консультативном стиле, когда руководитель обращается к подчиненному за советом и помощью.
- Пусть сотрудник тоже принимает решения касательно своей задачи. Так он почувствует задачу своей.
- Обеспечьте четкость механизма делегирования.
Причина 2. Страх критики, наказаний
Что делать?
- Допускайте риск ошибки. Спокойно принимайте ошибки, помогайте их исправить.
- Критикуйте этично. Даже в случае неудовлетворительного выполнения делегированной задачи подходите к ситуации конструктивно, старайтесь вместе с сотрудником понять причины неудачи, а не ударить по самооценке.
- Оценивайте и обсуждайте обстоятельства, а не человека, дайте ему «сохранить лицо».
- Ищите не виноватых, а способ исправления ошибки.
- Планируйте подстраховку заранее.
- Вселяйте оптимизм, энтузиазм и вдохновение. Позитивная энергия руководителя важна при преодолении страхов сотрудников, связанных с делегированием.
Причина 3. Отсутствие знаний, навыков, ресурсов
Что делать?
- Вместе с постановкой задачи не забывайте выделять ресурсы и необходимую информацию.
- Выделяйте достаточные для выполнения задачи полномочия (делегирование задачи также означает передачу сотруднику «кусочка» управленческой тленности и возможностей).
- Соотнесите силы человека с порученной задачей. Идеальная задача интересна для самого сотрудника, трудна, но связана с его прошлыми навыками и опытом, а потому решаема при некотором усилии.
- Спланируйте пути и способы получения информации, ресурсов, знаний (обратную связь, «каналы помощи»).
Причина 4. Перегруженность работой, избыток обязанностей и поручений
Что делать?
- Совместно с сотрудником проведите обзор и анализ выполняемой им работы.
- Перераспределите задачи сотрудника по важности и срочности; введите новые приоритеты, включающие новые делегируемые задачи.
- Приостановите выполнение некоторых годовых функций или даже отмените их на время выполнения поручения.
Причина 5. Нет мотивации, желания брать на себя ответственность
Что делать?
- Проведите ревизию системы мотивации труда. Включите в нее стимулы, побуждающие брать ответственность и поощряющее качественное выполнение делегированных задач.
- Введите принцип признания минимального вклада. Поощряйте выполнение даже маленького поручения – хотя бы устно.
- Обеспечьте обмен информацией. Делегирование предполагает, что сотрудник выполняет нетипичные для него задачи. Чтобы позитивный опыт после выполненного поручения закрепился, поддержите обмен этим опытом. Например, собирайте круглые столы для сотрудников по результатам делегирования за последние 2-3 месяца.
- Часто отсутствие мотивации объясняется нехваткой средств и ресурсов для решения делегированных задач, из-за чего они воспринимаются сотрудниками как слишком трудные. Обеспечьте сотруднику баланс между тем, что он может и тем, чего от него хотите вы.