Главная / Менеджмент / Как правильно ставить задачи сотрудникам?

Как правильно ставить задачи сотрудникам?

Как правильно ставить задачи сотрудникам?

Как правильно ставить задачи сотрудникамВы, как руководитель, должны ставить задачи сотрудникам. Это ваша главная обязанность при занимаемой должности. Другой вопрос: как ставить  задачи правильно?

Ситуация для примера. Вы, задумавшись, вышли из кабинета и взгляд ваш упал на фикус. Фикус вроде бодрый, но там и тут виднеются желтые листочки. Вы говорите первому попавшемуся в коридоре сотруднику: «Нужно полить цветы».

Сотрудник кивнул, пошел за водой, приходит обратно и в ступоре останавливается. «Я должен полить все цветы в офисе? Или на этажах тоже? А сколько воды нужно каждому цветку? И как часто мне это делать? Это только моя обязанность? А кактусы — это тоже цветы? Но кактусы вроде не поливают… Хорошо бы уточнить, но не полезу же я к начальству с такими дурацкими вопросами. Ладно, буду поливать всё раз в полтора месяца!»

Но сбыться этому было не суждено: через месяц офис закупает новые растения, потому что старые отчего-то зачахли. Выжили только кактусы, да и тем что-то нездоровится.

Руководитель не может и не должен ожидать, что сотрудники умеют читать его мысли и поэтому всегда знают, чем конкретно им сейчас нужно заниматься. Даже если бы персонал действительно умел залезать в головы своих шефов, толку от этого было бы мало. Обладание одинаковым набором информации, увы, еще не означает одинаковой установки на работу.

Поэтому от того, как вы задачу поставите, так всё и будет складываться. Но в ваших силах сделать любое дело максимально прозрачным и понятным для сотрудника. Это значительно экономит время, нервы и деньги вашей компании и персонала. Как этого достичь? Перед вами — алгоритм из 8 пунктов о правильной постановке задачи.

1. Сбор и анализ информации

Чтобы ставить задачи изначально хорошо, нужно собрать информацию по вопросу. Есть два варианта:

    1. Вы сами собираете, систематизируете и структурируете информацию, которая может потребоваться сотруднику для качественного выполнения работы. Вариант подходящий для задач повышенной сложности, если у вас достаточно на это времени и вы — единственный человек в компании, который владеет нужной информацией.
    2. Можете попросить сотрудника самому заняться сбором и анализом данных. В этом случае укажите источники, где можно найти необходимые материалы. Подходит для задач с низким или средним уровнем сложности.
2. Изучение ограничений

Изучите все ограничения, которые могут влиять на темп выполнения задания. Ограничения делятся на внутренние (количество бумажной работы, скорость производства, квалификация специалистов) и внешние (стабильна ли ситуация на рынке, как дела у конкурентов, какой курс валюты). Обдумайте, как можно обойти ограничение или минимизировать его влияние на ход работы.

3. Выбор критериев

Определите набор показателей, которым выполняемая задача должна соответствовать. Например, какой объем работы должен быть сделан, какой регион исследован, насколько должен повыситься процент лояльных клиентов и т.д. Критерии могут быть количественными и качественными.

4. Разработка предварительного решения

После того, как три первых пункта уложились в вашей голове, попробуйте проговорить задачу вслух. Связно ли звучит? Нет ли противоречий? Вам самим ясно, о чем речь? Исправьте формулировку: облегчите, уберите лишнее, упростите, уменьшите или, наоборот, расширьте, если необходимо.

5. Выбор сотрудника

После того, как вы разобрались с формулировкой задания, обратите внимание на выбор сотрудника. Кому конкретно вы будете ставить задачу? У секретаря, новичка-стажера, случайно пойманного в коридоре рядового сотрудника и  руководителя подразделения априори разный уровень опыта, знаний и ответственности. Обращайте внимание на типаж, личностные качества человека и его систему мотивации.

Исходя из этого, решите, кто из сотрудников лучше подойдет для поставленной задачи.

6. Оценка целесообразности и стадии привлечения к решению

Проанализируйте, имеет ли смысл ставить задачу вместе с сотрудником или лучше ознакомить его с уже принятым. В ряде случаев у сотрудника может не быть необходимых профессиональных компетенций.

В первом случае позвольте сотруднику высказывать свое мнение на счет задачи. Возможно, он видит те сложности, которых не видите вы, у него может быть своя точка зрения, свои критерии успешности выполнения задания. Разрабатывая задачу вместе с вами, сотрудник погружается в неё качественнее. Вы можете рассчитывать на точное выполнение задания в соответствии с вашими словами.

Во втором случае вы убеждаете сотрудника, что сделать необходимо именно так, как вы сказали, и только так задание будет засчитано как правильно выполненное.

7. Формулировка окончательного решения

Детализируйте, с учетом выбранного сотрудника, задачу до необходимого уровня с точки зрения наибольшей вероятности качественного выполнения. Помните о правиле «ставить задачу вслух». Всё ли понятно вам? Будет ли понятно сотруднику?

8. Организация встречи

Выберите оптимальное время и место для встречи с сотрудником для того, чтобы поставить задачу. Запланируйте её: пометьте дату в календаре или ежедневнике. Не забудьте оповестить об этом сотрудника заранее, чтобы он успел отредактировать своё рабочее расписание.

Этот алгоритм постановки задачи сотрудникам мы отрабатываем с руководителями во время обучающей игры «Вы или Вас».

Читайте также:
Вверх