[googlemaps https://www.google.com/maps/embed?pb=!1m18!1m12!1m3!1d2179.3941780182968!2d53.26921!3d56.890629999999994!2m3!1f0!2f0!3f0!3m2!1i1024!2i768!4f13.1!3m3!1m2!1s0x43e13ec9c1082c9d%3A0xc08a78e3ee31c64b!2z0JrQvtC90YHQsNC70YLQuNC90LPQvtCy0LDRjyDQs9GA0YPQv9C_0LAg0JTQvtC90YHQutC40YU!5e0!3m2!1sru!2sru!4v1435742553842&w=600&h=450]
Главная / Идеи и решения / Как подготовиться к проведению совещания? И в чем польза фасилитации?

Как подготовиться к проведению совещания? И в чем польза фасилитации?

Как подготовиться к проведению совещания? И в чем польза фасилитации?

Как подготовиться к проведению совещания? И в чем польза фасилитации?С какой целью проводят совещания? Четкость цели — ключевой элемент, который определяет успех любого подобного мероприятия. Сформулируйте конечную цель совещания кратко, но в то же время емко. Лучше, если это будет одно предложение. Запишите его на доске или флипчате в совещательной комнате. Так все присутствующие будут видеть цель встречи.

Как правило, совещания проводят для того, чтобы:

    • Принять решение;
    • Проанализировать или найти пути решения проблем;
    • Ознакомить группу с новой информацией;
    • Выяснить состояние дел;
    • Скоординировать деятельность;
    • Изменить отношение или поведение людей;
    • Разрешить конфликт.

Основательно продумайте, как вызвать интерес к активному участию в совещании. Мероприятие только в том случае пройдет качественно, когда участники придут на него подготовленными. За некоторое время до встречи предупредите, что каждому придется выступить с 5-ми минутным сообщением по определенной теме. При этом подчеркните, что участием каждого человека дорожат и из его речи можно будет почерпнуть полезную и важную информацию.

Начало совещания

Правильно организованное начало — половина успеха. С первых минут необходимо установить такую атмосферу в группе, которая располагает участников открыто делиться своим опытом, знаниями и идеями. В такой обстановке каждый участник может свободно общаться с коллегами и для него не страшно выйти за рамки своей «зоны комфорта». Вот здесь вам, как руководителю, очень помогут навыки фасилитатора.

    • Организуйте рабочее пространство, оптимально расставив мебель;
    • Расположите все материалы для участников (блокноты, ручки, информационные материалы, бейджи) так, чтобы они привлекали внимание и «приглашали» к работе;
    • Пока группа собирается, попросите уже пришедших зарегистрироваться, если, конечно, есть такая необходимость;
    • Начинайте вовремя или, если вы знаете, что некоторые участники задержатся, предупредите об этом остальных членов группы;
    • Если участники не знакомы друг с другом, начните встречу со знакомства;
    • Согласуйте нормы и процедуры работы, а также другие организационные вопросы;
    • Согласуйте повестку дня.

Всегда пишите и озвучивайте участникам цель и программу мероприятия. Спросите у них, согласны ли они с предложенным планом работы, есть ли какие-то темы или вопросы, которые они бы хотели исключить из повестки или добавить.

Согласуйте с участниками, что должно стать продуктом, конечным результатом встречи. Такое обсуждение поможет создать пространство для совместной работы.

Содержательная часть совещания

Один из часто встречающихся недостатков совещаний заключается в том, что руководитель быстрее стремится к решению. Тем не менее, выявление видения ситуации, формулировка проблемы и выработка альтернативных путей решения — важные факторы успеха, которые наиболее ярко проявляются при групповом обсуждении.

Поэтому содержательная часть работы над каждым отдельным вопросом должны выстраиваться в соответствии со специально разработанным сценарием и иметь внутреннюю логику.

Сначала участники встречи обмениваются между собой имеющейся у них информацией по теме обсуждения, генерируют новые идеи, поясняют друг другу используемые ими термины или смысл высказанных идей. Это можно сделать с помощью разных методов фасилитации.

Далее, опять же используя методы фасилитации, вся собранная участниками информация группируется, объединяется, обобщается или дробится, расставляется в приоритетном порядке, анализируется.

И только после этого уже наступает время принимать решения, если это было целью совещания.

Преимущества решений, принимаемых в группе:

1. Высокое качество проработки. Как правило, групповое решение лучше индивидуального, поскольку коллективный разум обладает бОльшим объемом соответствующих знаний и опыта.

2. Согласие. Люди, вовлеченные в процесс принятия решений, обычно соглашаются с этими решениями с большей готовностью, чем в тех случаях, когда решение спущено сверху.

3. Исполнение. Сотрудники, участвовавшие в анализе проблемы и выработке решения, выполняют его с большей тщательностью и эффективностью.

4. Статус. Участие в принятии ответственного решения формирует у членов группы чувство повышения своего статуса и общественного признания.

Читайте также:
Вверх