Главная / Продажи и переговоры / Как обойти секретаря?

Как обойти секретаря?

Как обойти секретаря?

Как обойти секретаря?Искать способы обхода секретаря приходится всем, кто занимается продажами. Научившись устанавливать с ней дружеские и доверительные отношения, вы сможете выходить на лицо, принимающее решение.

Помните, секретарь — это ваш бизнес-собеседник, помощник и союзник. Она все и про всех знает. Если секретарь будет относиться к вам лояльно, то с большой долей вероятности она не пропустит к своему руководителю ваших конкурентов.

Относитесь к секретарю с уважением и всегда спрашивайте, как ее зовут. При последующих звонках обращайтесь по имени или имени отчеству, так, как вам представились: «Марина, это Вы?! Добрый день! Как я рад Вас слышать! Скажите, пожалуйста, Иван Петрович сейчас свободен? Может мне уделить пару минут?».

4 типа секретарей

Среди профессионалов продаж есть такая расхожая шутка, когда набираешь секретаря и говоришь: «Я на самом деле знаю, что Вы все решаете, но будьте добры, соедините меня с теми, кто считает, что они там что-то решают».

В зависимости от типа личности и существующей в компании корпоративной культуры выделяют следующие типы секретарей:

1. Помогающий секретарь. Ее политика работы — любой звонок для нас ценен! Возможно, нам звонит потенциальный клиент! И, соответственно, из любого звонка мы можем сделать деньги. Такой секретарь — настоящая находка для менеджера.

2. Секретарь — фильтр. Она воспринимает звонки как помехи, когда «звонит куча ненужных назойливых людей и отнимает время у тех, кто работает». И вместо того, чтобы работать, она вынуждена отвечать на эти лишние звонки.

Секретарь находится между молотом и наковальней: отфильтровать ненужных людей, но и не развернуть нужных. И здесь для секретаря важно понять по вашей интонации, по вашим первым фразам: вы человек нужный или нет? Вас ждут или вас не ждут? Она идентифицирует звонящего.

Если вас «пытают», по какому вопросу вы звоните, из какой компании и кто вы, вообще, такой, скажите: «Передайте Сергею Михайловичу, что это Максим из компании N». Фразу «Передайте…» секретарь воспринимает как намек, что про вас знают и ваш звонок ждут.

3. «Не впущу ни за что!». Такие секретари обычно сами говорят: «Нам ничего не нужно. У нас все есть. Мы уже сделали закупку!». Хотя это вообще не ее полномочия, и секретарь, как правило, ничего точно не знает.

С таким секретарем нужно дружить, нужно понравиться ей лично. Их склоняют на свою сторону вежливостью, настойчивостью, но не назойливостью. Они любят, чтобы все от них зависело.

Поэтому, попросите у нее помощи, совета: «Помогите мне, пожалуйста» или «Что бы Вы сделали на моем месте?». В крайнем случае можно немного надавить, вежливо спрашивая: «А вы уверены, что закупка стоимостью 500 000 рублей это в вашей компетенции?» или «Вы точно знаете, что вашей компании это не надо?».

4. Call-оператор. Это просто телефонный оператор, который принимает все входящие звонки и соединяет напрямую в кабинет руководителя среднего звена или переключает в приемную топ-менеджеров, на личных помощников.

Методы преодоления секретаря

МетодМодель поведенияПример
Меня все ждутБольше уверенности в голосе* Здравствуйте, Остап Бендер, соедините меня, пожалуйста, с человеком, у которого есть миллион
РекомендацииСошлитесь на рекомендацию человека, чье мнение уважают и к кому прислушиваются в данной компании * Добрый день, меня зовут Иван Иванов, я звоню г-ну Шувалову по рекомендации В.В. Потанина
Псевдо-рекомендацииЗвоните в компанию по любому телефону, кроме телефона приемной. Излагайте суть своего предложения и уточняйте, кто в компании решает эти вопросы и вас адресуют к директору* Здравствуйте, Иван Тимофеевич сказал мне связаться с Василием Петровичем (Многое зависит от отношения секретаря к Ивану Тимофеевичу и его статуса в глазах директора)
Как вас зовутЦель – наладить личный контакт с секретарем* Скажите, пожалуйста, как мне удобно к Вам обращаться?

* Позвольте называть Вас по имени? Меня зовут Андрей, а Вас?
Дайте мне советПопросите совета у секретаря, как поступить в данной ситуации* Знаете, я как раз и хочу посоветоваться с вами. Наша компания осуществляет информационную поддержку деятельности коммерческих предприятий. Как вы считаете, данный вопрос лучше обсудить с Игорем Петровичем или с его заместителем по маркетингу?

С.: Наверное, надо разговаривать с Игорем Петровичем, сейчас я соединю вас.
КомпетентностьДержитесь уровня своей компетентности и уровня полной некомпетентности секретаря, но аккуратно и корректно* М.: Комплексная система мер по инжинирингу и реинжинирингу в совокупности с функционально-стоимостным анализом предприятия типа 4б, к которому вы относитесь, показала свою эффективность в 9 из 10 случаев.

С.: Подождите, лучше сами ему это передайте.
Повышение собственного статусаГоворите, что вы уполномочены (вам дано право, вменено в обязанности) решать этот вопрос* Я уполномочен вести переговоры от имени группы компаний…

* Добрый день, генеральный директор…
СмягчениеНужно смягчить ситуацию, чтобы у секретаря не было возможности сказать нет* Я хочу спросить у Сергея, можем ли мы начинать вести переговоры по поводу…

* Могу ли я пообщаться по поводу поставки изделий на ваши объекты…

* С кем я могу начать переговоры по поводу возможного вашего дилерства от нашей компании…

* Могу ли я узнать мнение вашего руководства на предмет…

* К кому мне обратиться для получения документации о процедуре участия в тендере, который вы проводите…
ФормализацияСконцентрируйтесь на формальных процедурах компании, чтобы секретарь не нес отсебятину* С кем можно поговорить на предмет обсуждения договора по поставкам…

* Я хотел бы уточнить, какая в вашей компании принята система анализа поступающих предложений от поставщиков…

* Какова у вас процедура рассмотрения (утверждения) дизайн-проекта…

* Наша компания заинтересована в сотрудничестве с вашей компанией, каким образом происходит взаимодействие с поставщиками…

* Какова процедура выбора поставщиков для вашего будущего объекта…

Однажды построив отношения с секретарем, вам уже не придется прорываться к директору компании. Вы просто можете попросить ее: «Марина, я на месте. Когда будет удобно, соедините нас, пожалуйста. Вы же знаете, когда это лучше всего сделать!». Уверяем, ваш бизнес-собеседник все сделает.

Секретарь может перенаправить вам коммерческие предложения ваших конкурентов и подсказать, без визы какого специалиста компании или другого лица директор никогда не подпишет договор о покупке крупной партии товара.

Рекомендуем несколько раз в год «ошибаться» на счет дня ее рождения и приходить в офис с цветами и конфетами: «А у вас разве не сегодня день рождения? Не может быть! Это все равно вам!».

А как быть женщине — менеджеру по продажам? Ведь секретари, по большей части, тоже женщины. В этом случае, если вы примерно одного возраста, воспринимайте ее как подругу: «Помогите мне, пожалуйста, у меня сложности. Я вас понимаю, у вас, наверно, сотни таких звонков в день и вы должны четко следовать инструкции, кого пропускать, а кого нет. Помогите мне, пожалуйста…«.

Если секретарь намного старше вас, то найдите в ней своего покровителя: «Помогите мне, пожалуйста, я ценю ваш опыт…». В любом случае, с кем бы вы ни общались, излучайте позитив и будьте дружелюбны.

Читайте также:
Вверх